Curso Planificación, Organización y Control de Eventos (UF0075)

- Analizar el turismo de reuniones e identificar sus demandas especificas dentro del sector turístico.   
- Planificar y presupuestar un evento y definir su programa, identificando las actividades y tareas que se derivan para la entidad gestora.   
- Aplicar técnicas para el proceso de organización de un evento determinado, analizando la lógica de dicho proceso.   
- Describir el proceso de evaluación final de un evento, describiendo las actividades de dirección y control inherentes.

Unidad didáctica 1. El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados 
1.1 El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano. 
1.2 Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda. 
1.3 Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos. 
1.4 Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos. 
1.5 Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución. 

Unidad didáctica 2. Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones 
2.1 Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria. 
2.2 Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional. 

Unidad didáctica 3. Los eventos, su tipología y su mercado 
3.1 Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros. 
3.2 El concepto de evento. 
3.3 El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes. 
3.4 La gestión de eventos como función emisora y como función receptora. 
3.5 Fases del proyecto de un evento 

Unidad didáctica 4. El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización 
4.1 Fuentes y medios de acceso a la información. 
4.2 Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios. 
4.3 Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables. 
4.4 Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones. 
4.5 Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones. 
4.6 Programación de la logística y de los recursos humanos. 
4.7 Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos. 
4.8 Gestión de espacios comerciales y de patrocinios. 
4.9 Presidencias honoríficas y participación de personalidades. 
4.10 Confección de cronogramas. 
4.11 Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad. 
4.12 Presupuestación del evento 

Unidad didáctica 5. Servicios requeridos en la organización de eventos 
5.1 Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas. 
5.2 Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones. 
5.3 Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita. 
5.4 Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos. 
5.5 Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones. 
5.6 Secretaría técnica y secretaría científica. 
5.7 Servicios de animación cultural y producción de espectáculos. 
5.8 Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos: 
5.9 Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales. 
5.10 Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos. 
5.11 Otros servicios requeridos en los eventos 

Unidad didáctica 6. Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos 
6.1 Tipos y comparación. 
6.2 Programas a medida y oferta estándar del mercado. 
6.3 Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line. 

Unidad didáctica 7. El evento como proyecto: organización 
7.1 La organización del evento: Definición de funciones y tareas. 
7.2 Comités y secretarías: funciones y coordinación. 
7.3 Gestión de colaboraciones y patrocinios. 
7.4 Soportes y medios para ofrecer información del evento. 
7.5 Difusión del evento y captación de participantes. 
7.6 Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos. 
7.7 Funciones y responsabilidades. 
7.8 Procedimientos e instrucciones de trabajo. 

Unidad didáctica 8. El evento como proyecto: dirección y control 
8.1 Control de inscripciones. 
8.2 Control de cobros. 
8.3 Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos. 
8.4 Protección de datos personales. 
8.5 Documentación del evento. 
8.6 Procesos administrativos y contables. 
8.7 Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones. 
8.8 Coordinación. 
8.9 Evaluación de servicios y suministros. 
8.10 Formalización de contratos. Documentación. 
8.11 Supervisión y control del desarrollo del evento. 
8.12 Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes. 
8.13 Documentos de control del evento 
8.14 El informe final del evento 
8.15 Balances económicos

90 horas