Curso Gestión y Organización de Congresos, Convenciones y Reuniones

Presentación

La Escola Superior de Protocol i Relacions Institucionals es el primer centro docente en Catalunya con titulación universitaria en las áreas de Protocolo y sus disciplinas. Imparte el título universitario de Titulado Superior en Protocolo y Relaciones Institucionales.

Asimismo la Escola ha desarrollado una oferta formativa para la correcta cualificación de profesionales o futuros responsables de Organización de Congresos, Convenciones y Reuniones.

El programa ha sido elaborado por un grupo de expertos y tiene la colaboración y el reconocimiento de la Federación Española de Empresas Organizadoras Profesionales de Congresos y de la Asociación Catalana de Empresas Organizadoras Profesionales de Congresos.

A través de una metodología planificada y destinada a establecer o mejorar las técnicas y procesos, enriquecer los conocimientos y desarrollar las aptitudes y capacidades unidas a los contenidos humanísticos presenta el siguiente programa.

Objetivos

- Formar profesionales para desempeñar las actividades relacionadas con el mercado de Congresos Convenciones y Reuniones.

- Capacitar a especialistas en dirigir empresas que operen en el área de organización de Reuniones, Convenciones y Congresos.

- Ampliar conocimientos de profesionales de agencias de viajes, que deseen crear un departamento de organización de eventos.

- Proporcionar a profesionales de otras ramas de organización de actos, los conocimientos complementarios en un área específica como planificación de Reuniones, Convenciones y Congresos.

- Facilitar a responsables de operadoras profesionales de congresos (OPC), la posibilidad de actualizar conocimientos y dominar técnicas de comercialización de su propia empresa.

Destinatarios

- Futuros y actuales profesionales del mercado de Congresos, Convenciones y Reuniones.

- Profesionales de agencias de viajes.

- Estudiantes de turismo y RR.PP.

- Profesionales de operadoras de Congresos.

- Profesionales o futuros profesionales de departamentos de comunicación y organización.



Profesorado

Profesorado altamente cualificado y en activo.

- Sr. Mario Milán. MBA por EAE, Master Finanzas IESE, Licenciado ADE, Director General Grupo Pacífico

- Sr. Oscar Cerezales, Jefe Nacional de Congresos Grupo Pacífico

- Sra. Mònica García

Directora de Comunicación del Festival de Cine de Sitges, Jefe de Protocolo de la ESPR Catalunya, Ex-Jefe del Departamento de Protocolo i Relaciones Públicas del Departament d´Universitats, Recerca i Societat de la Informació de la Generalitat de Catalunya.

- Sr. Frank Garcia Ex director BCB

- Sra. Paty Milán Grupo Pacífico

Asimismo, en las sesiones se contará con la presencia de invitados especialistas en cada temática que aportarán su experiencia y punto de vista pragmático.



Evaluación

La evaluación se contempla como una actividad que permita a cada participante comprobar los progresos en el conocimiento de la materia desarrollada. De ahí que se haga con criterios de autoevaluación del alumno y análisis, por parte del profesor de cada materia, del progreso en el aprendizaje de los conocimientos impartidos.

Se valorará la capacidad de adaptación del alumno a diversas situaciones profesionales, la soltura en el liderazgo de equipos, la lógica en el desarrollo de las actividades prácticas y la iniciativa personal en la elaboración del proyecto final obligatorio.

Programa

1. Marco general de organización de reuniones y congresos.

Mercado de Reuniones.
Repercusión Económica y tendencia actual.
Tipos y características de las diferentes reuniones. Conceptos diferenciales.
Congresos.
Mercado Congresual.
Tipología de congresos.
Asociación, Sociedad. Tipos y características.
Necesidad de contratación de un OPC.
Que es un OPC?
Historia.
Legislación.
Mercado Actual.
AAVV versus OPC. (Modulo 9)
Convenciones
Mercado de Eventos Especiales.
Tipología de eventos.
Empresa.
Necesidad de contratación de una empresa organizadora de eventos.
Mercado Actual empresas organizadoras de eventos.
Incomming / Outgoing.
Papel empresas de Comunicación versus AAVV.

2. La Captación de un congreso, convención o Incentivo

Convenciones e Incentivos.
Cliente potencial .Por sectores.
Servicios: Incomming / Outgoing.
Presentación Candidaturas o posibles destinos. Pasos a seguir.
Presentación de presupuestos.
Entrega definitiva.
Congresos.
Conocer al cliente potencial: Sociedades o Asociaciones.
Tipos de Sociedades.
Clasificación.
Estructura Interna.
¿Quién toma la decisión?
Elaboración Candidaturas.
Organismos.
Material requerido.
Presupuestos.

3. La planificación de un congreso y una convención - Coordinadora Incentivos

Congresos.
Servicios OPC.
Estructura interna y funciones del personal.
Subcontratación de servicios. Proveedores.
Timmings Acciones.
Sistemas de Control.
Cobros y pagos.
Convenciones.
Servicios División Eventos Especiales.
Estructura interna y funciones del personal.
Subcontratación de servicios. Proveedores.
Timmings Acciones.
Sistemas de Control.
Cobros y pagos.

4. Imagen y promoción de un congreso

Elaboración y diseño de programas, carteles y dossier.
La imagen y logotipos en invitaciones y documentación operativa.
La revista del congreso y la documentación del congresista.
Actos de presentación del congreso y ruedas de prensa previas.
Relación con los medios de comunicación durante el desarrollo del congreso.
La oficina de prensa.
¿Cómo obtener Beneficios?

5. Organización del protocolo en las diversas fases de un congreso

6. Actos sociales y programa de acompañantes

Fase de planificación y organización. Selección del Comité de Honor.
Desarrollo del congreso y su protocolo. Inauguración y clausura. Reuniones y
omidas de trabajo.
Actos sociales y programa de acompañantes.
Organización de comidas. Sistemas de situación de mesas y colocación de invitados.

7. La Sede del congreso y la gestión Hotelera

Características de los centros especializados.
Hoteles.
Centros de Congresos.
Universidades.
Gestión Hotelera.

8. La Sede del: Palacio de Congresos y Hotel.

Visita Palacio de Congresos de Cataluña.
Visita Hotel.

9. Programa Científico y Programa Social.

Programa Científico.
Gestión Ponentes.
Gestión Invitados.
Abstracts.
Programa Social.

10. Gestión de Sponsors y colaboradores.

Gestión de Sponsors.
Colaboradores.
Azafatas.
Interpretes.

11. La secretaria Técnica. (Durante el evento)

La OPC como Secretaria Técnica del Congreso.
Gestión de servicios y logística durante la planificación, organización y desarrollo de un congreso.
Control de inscripciones y seguimiento de cobros.
El sistema informático. Gestión de la documentación operativa y de la correspondencia del evento.
El Comité Organizador.

12. La web de un congreso. Acreditaciones y control de Asistencia y Audiovisuales 12.1 Empresa de creación de webs.

Audiovisuales.
Tipos.
Funciones.
Nuevas tendencias.
Web :
Creación.
Funciones.
Logística, operativa y área científica.
Aplicación de Imagen Corporativa.
Módulos que componen una web.
Tendencias.
Sistemas de Acreditación.
Control de Asistencia.

13. Planificación y organización de la exposición técnica.

Agenda de planificación y organización de la exposición técnica.
Logística de apoyo a la exposición.
Elaboración del presupuesto de la exposición.
Diseño de la exposición y distribución de los stand de expositores.
El programa de la exposición.

14. Catering en un congreso

Relación Empresa OPC.
Problemática.
Sedes.

15. El presupuesto

Pasos a seguir en su elaboración.
Ingresos - Gastos.
Balance.
Tesorería.
Control de Márgenes.
Actualizaciones.
Administración de un congreso.

Tutoría Proyecto Final

Exposición y defensa de la Tesis delante Tribunal.



Metodología

Exposición teórica de las técnicas actuales a aplicar en la organización de reuniones y congresos, presentación de ejercicios prácticos resueltos por los profesores. Complementando todo con la participación de los alumnos en un ejercicio de simulación de organización de un congreso.

Desarrollo de técnicas de trabajo en equipo, para fomentar la capacidad organizadora de los participantes, favoreciendo la creación y potenciación del espíritu de liderazgo tan necesario para la gestión de grupos de trabajo.

Realización de un proyecto final individualizado, tomando como modelo la práctica de simulación de organización de un congreso. Dicho proyecto será realizado con el seguimiento y apoyo de un profesor, lo que permitirá que cada alumno elabore su propio manual-guía de organización de los eventos tratados.

Duración, Fechas, Horarios y Lugar de celebración del Curso

* 100 horas (90 horas lectivas y 10 horas de trabajo personal y de estudio)
* Del 12 de febrero al 02 de julio de 2005

- Sábados de 09:00 a 14:00 horas.

Tendrá lugar en la sede académica Idec-Universitat Pompeu Fabra, Balmes 132, Barcelona.



Titulación académica

Los alumnos cuya asistencia en el curso sea de un 80% y superen el proyecto final con un adecuado nivel de participación y aprovechamiento, recibirán un “Diploma de Formación continuada” emitido por la Escola Superior de Protocol i Relacions Institucionals.

Matriculación

- Matricula abierta a partir del 15 de noviembre de 2004.

- Precio de la matricula: 2.000,00 €



FORMA DE PAGO:

AL CONTADO

- 200 € en concepto de matriculación en el momento de formalizarla y el resto 1.800,00 € en concepto de curso, una semana antes del inicio del curso.

- Cheque nominativo a favor de Base Cultural Activa, S.L.

- Está forma de pago contempla un 5% de descuento en base a pago en concepto de curso.

DOMICILIACIÓN BANCARIA

- La modalidad de 3 pagos mensuales se realiza mediante domiciliación bancaria los meses de febrero, marzo y abril, el día 15 de cada mes.

DOCUMENTACIÓN para la formalización de la matricula:

- 2 fotografías de tamaño carné.

- Fotocopia DNI.

- Impreso de matriculación debidamente cumplimentado.

- Currículum vitae actualizado.