Curso Gestion de Reuniones, Viajes y Eventos

El contexto profesional de los destinatarios de esta acción formativa es el siguiente:

Información utilizada o generada
Directrices, manual de la organización -normativa de la organización, información sobre las áreas de responsabilidad de la organización, plan de calidad de la organización, manuales operativos, manuales de emisión de documentos u otros-, normas de la organización de reuniones de diversos tipos: comités, consejos de administración, juntas generales de accionistas. Normativa mercantil y civil. Inventarios de material y equipamiento. Registros de calidad, pedidos, albaranes, vales y facturas. Guías de eventos, destinos, productos y servicios turísticos. Protocolos, usos sociales y normas de precedencia. Requisitos exigibles y normativas aplicables a los viajeros nacionales e internacionales. Guías de viaje, sistemas de transporte, tipos de alojamiento, seguros de viaje. Funciones de las embajadas y consulados. Precios y tarifas. Husos horarios, mapas, catálogos, directorios. Guía de reclamaciones. Tipo de cambio de divisa.

Los objetivos a alcanzar tras el desarrollo de la acción formativa se basan en que los destinatarios de esta acción formativa adquieran, perfeccionen o acrediten su cualificación profesional como asistentes de dirección y administrativos (CNO: 3613) para el óptimo desempeño de funciones y tareas englobadas dentro de la unidad de competencia UC0983_3 “Gestionar de forma proactiva actividades de asistencia a la dirección, en materia de organización”.

1.Utilización y gestión de recursos e instalaciones
1.a. Eficiencia, eficacia y efectividad.
1.b. Identificación de la estructura organizativa y la cultura corporativa.
1.c. Criterios ergonómicos mínimos.
1.d. Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.
1.e. Conceptos de calidad aplicables a los trabajos de secretariado.

2. Gestión del tiempo
2.a. Métodos de optimización del tiempo.
2.b. El reloj biológico.
2.c. Formas de fijar prioridades.
2.d. Elaboración de gráficos Gantt y Pert.
2.e. Ladrones de tiempo.
2.f. Tipos de agenda y sus partes.
2.g. Gestión de agendas.
2.h. Utilización de aplicaciones informáticas en la gestión del tiempo.

3. El proceso de negociación
3.a. Diagnóstico de la situación y toma de decisiones.
3.b. Elaboración de un plan de negociación.
3.c. Condiciones y tipos de negociación.
3.d. Recursos psicológicos en la negociación: Asertividad, autoconocimiento y otras.
3.e. Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.

4. Verificación de la documentación del proceso administrativo de cobro y pago
4.a. Documentos administrativos: Presupuesto, pedido, nota de entrega, albarán.
4.b. Documentos contables: Factura pro forma y definitiva.
4.c. Documentos de cobro y pago en forma convencional o telemática: recibos, cheques, domiciliación bancaria, letras de cambio. Tarjetas de crédito, de débito, y monedero electrónico. Internet. Medios internacionales de pago básicos.
4.g. Cumplimentación de libros registro.

5. Organización de reuniones
5.a. Concepción estratégica: Tipos de reuniones, Objetivos.
5.b. Comunicación formal: Previa a la reunión convocatoria, —orden del día, lista de confirmación de asistencia,
agenda y otros—. Posterior a la reunión —acta y seguimiento de acuerdos—.
5.c. Comunicación ambiental: Papel de la secretaria el día de la reunión. Logística: Sala, catering, medios
audiovisuales, seguridad y otros.
5.d. Realización de un proyecto completo de una reunión que incluyan todos los puntos anteriores.
5.e. Trabajo en reuniones: Etapas de una reunión. Tipología de los participantes en una reunión.

6. Organización de eventos
6.a. Concepción estratégica: Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.
6.b. Congresos y conferencias. Objetivos. Informe proyecto pormenorizado de la organización del evento.
6.c. Comunicación formal: Previa al evento —invitación, dossier, folleto informativo, programa y otros—;
posterior al evento —informe, resultados económicos y otros—.
6.d. Comunicación ambiental: Papel de la secretaria el día del evento, protocolo anterior y durante el evento.
6.e. Presupuestos. Logística: Reservas de hoteles, transporte, restauración, medios audiovisuales, informáticos, decoración, seguridad, recursos humanos, outsourcing y otros.
6.f. Realización de proyectos de eventos que incluyan todos los puntos anteriores.

7. Organización de viajes nacionales
7.a. Servicios y productos de las Agencias de viajes.
7.b. Condiciones de la contratación de un servicio: Reservas, anulaciones, modificaciones y seguros.
7.c. Medios de realización: Internet, teléfono y otros.
7.d. Derechos del viajero: Equipajes, retrasos, overbooking, cambios de horario y otros.
7.e. Documentación y preparación de las jornadas de trabajo.
7.f. Planificación del viaje: Horarios, reservas de transporte, alojamiento, medios de pago y otros.
7.g. Documentación posterior al viaje: Informe económico y justificantes.
7.h. Protocolos y usos sociales.
7.i. Realización de un proyecto completo de un viaje nacional que incluya todos los puntos anteriores.
7.j. Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales.

8. Organización de viajes internacionales
8.a. Presupuesto y objetivos del viaje.
8.b. Documentación necesaria anterior al viaje: Visados, pasaporte, DNI, seguro de viajes y otros.
8.c. Gestión de las necesidades del país o países que se visiten: Vacunación, permisos especiales, control de aduanas, cambio de huso horario, divisas, movimiento de capitales y otros.
8.d. Documentación y preparación de las jornadas de trabajo.
8.e. Itinerarios y visitas turísticas.
8.f. Protocolo internacional.
8.g. Características y funciones de organismos oficiales: Embajadas, Consulados, Oficinas de Turismo y otros.
8.h. Documentación posterior al viaje: Informe económico y justificantes.
8.i. Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes internacionales.

58 h. Teleformación